Per spiegare come funziona la fatturazione elettronica è indispensabile partire dalla definizione di cos'è. Si tratta del nuovo sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture introdotto per due finalità: da un lato quella di combattere il fenomeno dell’evasione fiscale in materia di IVA e, in parallelo, per ridurre i costi e semplificare il sistema. Un ruolo fondamentale nel processo di emissione e trasmissione dei file è ricoperto dal SDI (Sistema di Interscambio), il postino dell’Agenzia delle Entrate che oltre ad effettuare i controlli sui dati indicati nel documento recapiterà la fattura al corretto destinatario. Per poter fare fattura sarà indispensabile avere a disposizione un pc, un tablet o uno smartphone. L’obbligo di emissione vale sia nel caso di operazioni tra titolari di partita IVA (operazioni B2B) che nel caso di operazioni da un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni B2C). Le operazioni da e verso soggetti esteri, invece, sono escluse dall'obbligo di fatturazione elettronica e questi dati dovranno essere trasmessi con il nuovo esterometro mensile.
I soggetti esonerati dalla nuova modalità di fatturazione sono imprese e lavoratori che rientrano nei seguenti regimi fiscali agevolati:
- regime di vantaggio;
- regime forfettario;
- piccoli produttori agricoli (esonerati per legge dall'emissione di fatture anche prima dell’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria).
Tra i soggetti esonerati rientrano anche medici e farmacie, sia per i dati già inviati tramite il sistema Tessera Sanitaria che per quelli relativi a prestazioni sanitarie non trasmesse al Fisco.
Sui termini per la trasmissione (ovvero emissione) della fattura elettronica sono state introdotte numerose novità: fino al mese di giugno (settembre per i contribuenti con liquidazione IVA mensile) l’articolo 10 del Decreto Fiscale ha previsto che sarà possibile emettere fattura entro il termine di liquidazione dell’imposta senza l’applicazione di sanzioni.
I file delle fatture elettroniche trasmessi all'Agenzia delle Entrate saranno sottoposti a controlli e, in caso di mancato superamento, verrà recapitata entro 5 giorno una ricevuta di scarto. Il meccanismo di fatturazione elettronica prevede che al soggetto emittente, una volta trasmesso il file o il lotto di file in formato xml, il SdI invii una ricevuta utilizzando lo stesso canale prescelto per la trasmissione.
La ricevuta potrà essere di tre diverse tipologie: di scarto, di impossibilità di recapito e di avvenuta consegna.
Le fatture elettroniche potranno essere ricevute dal destinatario in tre diverse modalità:
- tramite PEC;
- tramite hub o software di mercato, indicando il codice destinatario che sarà comunicato dal proprio gestionale;
- tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi.
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione della fattura elettronica potrà essere effettuata o utilizzando i servizi offerti da software privati, che quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate a titolo totalmente gratuito. Per la conservazione da parte dell’Agenzia delle Entrate bisognerà aderire ad un’apposita convenzione.
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